1. Faktura handlowa (Invoice)
Jest dokumentem wystawianym przez sprzedającego na towary wysłane kupującemu. Od umowy obu stron (sprzedawca – kupujący) zależy stopień szczegółowości informacji opisujących towar (ilość, waga netto/brutto, cena za jednostkę, całkowita cena). Ze względu na wymagania władz celnych faktura handlowa powinna zawierać dane wymagane przepisami celnymi kraju importu (takimi jak np. kraj pochodzenia/country of origin, warunki dostawy/terms of delivery).

Przykład dokumentu Invoice
2. Packing List
Lista pakunkowa jest dokumentem, który stanowi załącznik do dokumentów przewozowych ładunków drobnicowych. Dokument ten potwierdza, jakie przesyłki są załadowane na dany środek transportu.

Przykład dokumentu Packing List
3. ORYGINAŁY ŚWIADECTWA POCHODZENIA - jeżeli są stosowane preferencje wynikające ze szczególnych źródeł
Dokument ukazujący kraj pochodzenia sprowadzanego towaru, dzięki któremu urzędy celne mogą stosować tzw. preferencje celne lub regulacje importowe.

Przykład dokumentu Świadectwo pochodzenia
4. BILL OF LADING (B/L) – konosament, morski list przewozowy
Podstawowe funkcje konosamentu:
- jest dowodem objęcia ładunku do transportu
- zobowiązuje przewoźnika do wydania ładunku w porcie przeznaczenia na podstawie przedstawionego oryginału konosamentu
- jest papierem towarowym, stanowi reprezentację towaru
- jest papierem wartościowym, stanowi potwierdzenie własności towaru; posiadacz konosamentu może dysponować towarem
- można go przenosić poprzez wręczenie, indos lub w drodze cesji
- nie zastępuje zlecenia transportowego, umowa na transport jest osobnym dokumentem.
Wystawienie konosamentu polega na jego podpisaniu i ewentualnym opieczętowaniu przez upoważnioną do tego osobę. Konosament wystawia się w kilku ponumerowanych egzemplarzach, z których każdy jest oryginałem dokumentu. Oprócz tego sporządzane są także kopie, które nie upoważniają do dysponowania ładunkiem.
Konosament (Bill of Lading) skrót B/L – to morski list przewozowy, dokument potwierdzający odbiór określonego ładunku na statek. Posiadacz tego dokumentu może w porcie docelowym odebrać przesyłany ładunek. Konosament jest papierem wartościowym, na podstawie którego można przenieść prawa własności towaru, jest dowodem zawarcia umowy o przewóz i odgrywa główną rolę w handlu międzynarodowym. Konosament jako papier wartościowy reprezentuje towar, na który go wystawiono i stanowi prawo do towaru, a w szczególności prawo dysponowania nim. Jest przedmiotem transakcji handlowych jest sprzedawany i kupowany.

Przykład dokumentu Bill of Lading
5. CERTYFIKAT CE – dla wyrobów, dla których certyfikat jest wymagany w UE
Wyrób, na który wystawiony został certyfikat CE, powinien być oznakowany logiem CE. Oznakowanie CE musi mieć wielkość co najmniej 5 mm, w przypadku większego rozmiaru muszą być zachowane jego proporcje. Oznakowanie musi być umieszczone w widocznym miejscu, musi być czytelne i trwałe. Zgodnie z Dyrektywami tzw. „Nowego Podejścia” Unii Europejskiej, które dotyczą bezpieczeństwa użytkowania, ochrony zdrowia i środowiska, producent powinien wyprodukować wyrób zgodnie z dyrektywami, następnie poddać go ocenie niezgodności. W przypadku wykrycia jakichkolwiek niezgodności powinien je niezwłocznie wyeliminować.

Przykład dokumentu Certyfikat CE
6. Inne dokumenty
- faktura lub oświadczenie o kosztach transportu
- świadectwo fumigacji/certyfikat fumigacji (w przypadku zastosowania opakowań i zabezpieczeń z drewna surowego)
- świadectwo weterynaryjne, umowy, atesty
- pozwolenie importowe (np. dla tekstyliów, wyrobów stalowych)
7. Wybór gestii transportowej
Najczęściej wykorzystywanymi warunkami Incoterms 2010 w transporcie morskim są: FOB, CIF i CFR.
FOB (ang. Free on Board) - gestię transportową posiada kupujący, który ma obowiązek zawrzeć na swój koszt umowę o przewóz towaru morzem, a także poinformować sprzedającego o nazwie statku, miejscu załadunku i wymaganym terminie dostawy. Obowiązkiem sprzedającego jest dostarczenie towaru, w uzgodnionym dniu lub okresie, na wyznaczony przez kupującego statek w oznaczonym porcie załadunku. Sprzedający ponosi koszty przeładunku, formalności celnych oraz ryzyko uszkodzeń lub utraty towaru, dopóki towar nie zostanie umieszczony na statku.
CIF (ang. Cost, Insurance and Freight) - zakres obowiązków, podział kosztów w formie CIF jak w CFR, przy czym jest on rozszerzony o obowiązek zawarcia umowy i pokrycia jego kosztów.
CFR (ang. Cost and Freight) - sprzedający ma gestię transportową i do jego obowiązków należy zawarcie umowy przewozu towaru do określonego portu przeznaczenia i opłacenie frachtu oraz formalności celnych, natomiast ryzyko przechodzi ze sprzedającego na kupującego po umieszczeniu towaru na statku.
Z pełną świadomością możemy powiedzieć, że ustalenie dogodnych warunków współpracy pomiędzy kontrahentami to najważniejsza kwestia i wymaga dokładnej analizy. Na pozór warunki CIF wydają się bardzo wygodne, ale z reguły kryją wiele ukrytych kosztów, które są przerzucane na odbiorcę w porcie rozładunku. Warunki FOB dają pełną kontrolę nad ładunkiem i pełną przejrzystość kosztów, przez co stały się podstawą współpracy z kontrahentem zagranicznym. Odwrotna natomiast sytuacja ma miejsce w eksporcie z punktu widzenia polskiego eksportera. Aby ten mógł kontrolować koszty transportu, sam ustalać terminy załadunków i w jasny sposób śledzić zmiany cen frachtów, musi wybrać formułę CIF. Rekomendujemy nie zawierać umowy na warunkach CFR.
8. Pozwolenia przywozu (licencja importowa)
Dopuszczenie do obrotu na obszarze Wspólnoty pewnych grup towarowych jest uwarunkowane posiadaniem pozwolenia przywozu, wydanego przez właściwy organ państwa członkowskiego Unii Europejskiej.